Ошибка размножается вместе с документами
Если данные вводятся отдельно в каждый шаблон, количество точек ошибки равно количеству документов. Даже внимательный человек устаёт, отвлекается и перестаёт замечать знакомую строку.
Особенно неприятны похожие символы, длинные номера документов, польские знаки и адреса, записанные в непривычном формате.
Один источник данных вместо шести
Рабочая логика проще: сведения работника один раз попадают в базу, после чего все документы получают значения из одного источника.
Если при проверке обнаружена ошибка, исправляется исходная запись, а комплект создаётся заново. Не нужно искать одно и то же поле в каждом файле.
Контрольная точка всё равно нужна
Перед печатью необходимо сверить ключевые данные с исходными документами. Автоматизация сокращает количество ручных действий, но не должна превращать кадровое оформление в бездумную кнопку.
- имя и фамилия;
- PESEL или дата рождения;
- серия и номер документа;
- адрес;
- тип договора и дата начала работы.