BHP, медогляди та документи працівника — що не варто контролювати вручну?

У малій фірмі кадрові питання часто веде власник або одна людина «між іншим». Поки працівників троє, строки можна запам'ятати. Коли їх десятеро, з різними датами прийому, посадами та медичними висновками, — вже ні. А частина цих строків безпосередньо впливає на те, чи працівник узагалі може виконувати роботу.

Ця стаття має інформаційний характер і не замінює консультації фахівця з кадрів, BHP (охорони праці) чи юриста. Подробиці залежать від посади та виду договору.

Медогляди: три види, три моменти

У Польщі йдеться про badania medycyny pracy — обов'язкові медогляди в лікаря з медицини праці.

Попередні медогляди

Проводять до допуску до роботи. Роботодавець видає направлення, а лікар медицини праці — висновок. Без чинного висновку роботодавець не може допустити працівника до роботи (art. 229 Kodeksu pracy).

Періодичні медогляди

Строк наступного огляду визначає лікар у висновку — для одного працівника це може бути рік, для іншого кілька років. Саме цей строк найчастіше «вислизає», бо в кожного працівника він свій.

Контрольні медогляди

Після непрацездатності через хворобу, що тривала понад 30 днів. Про них легко забути, бо вони залежать від події, а не від календаря.

Навчання з BHP

Первинне навчання (загальний інструктаж та інструктаж на робочому місці) проводять до початку роботи. Згодом настає черга періодичних навчань — їхня частота залежить від типу посади: наприклад, для адміністративно-офісних працівників вони рідші, ніж для робітничих посад. Подробиці визначає розпорядження щодо навчання у сфері BHP; на практиці варто узгодити їх із фахівцем з BHP для кожної посади й записати дату наступного навчання в картці працівника.

Документи зі строком чинності

• медичні висновки (строк наступного медогляду),
• посвідчення про навчання з BHP,
• професійні допуски (наприклад, SEP, навантажувачі, водійське посвідчення певної категорії),
• для іноземців — документи на перебування та дозволи на роботу.

Строки під час прийому на роботу

Під час прийому працівника за трудовим договором (umowa o pracę) кілька речей відбувається одночасно: договір або письмове підтвердження його умов до допуску до роботи, інформація про умови праці (протягом 7 днів), реєстрація в ZUS (протягом 7 днів), направлення на медогляд, первинне навчання з BHP, заведення особової справи. Для цивільно-правових договорів обсяг обов'язків інший — його варто уточнити з бухгалтером або фахівцем.

Чому «календар у голові» не працює

• У кожного працівника свої дати. Немає одного «дня медоглядів» для всієї фірми.
• Строки залежать від подій. Тривалий лікарняний, зміна посади, повернення з відпустки.
• Дані розпорошені. Щось у папці, щось в електронній пошті, щось у телефоні.
• Наслідки реальні. Працівник без чинного медогляду не повинен працювати, а брак документів зазвичай виявляється під час перевірки або нещасного випадку.

Що варто автоматизувати

1. Єдиний реєстр працівників із ключовими датами для кожної людини.
2. Нагадування заздалегідь — наприклад, за 30 днів до завершення чинності медогляду, щоб встигнути записатися на прийом.
3. Документи, створені з тих самих даних — щоб описка в PESEL не потрапляла в п'ять документів.

Рішення — кого і на які медогляди направити, яке навчання потрібне — залишаються за роботодавцем і фахівцями. Завдання системи — стежити, щоб нічого не пропустити.

Як це робить RAS Kadry

RAS Kadry працює просто: ви вводите дані працівника — зокрема завантажуючи фото чи скани документів, — і працівник потрапляє до реєстру. Система допомагає підготувати комплект документів (наприклад, umowa zlecenia, направлення, картку навчання з BHP, інформацію RODO) і показує строки, що потребують уваги. Для бухгалтерських бюро, які ведуть кадри клієнтів, є окрема версія: RAS Kadry для бухгалтерських бюро.