Автоматизация малого бизнеса без дорогой ERP — с чего начать?

Слово «автоматизация» часто ассоциируется с крупным внедрением: ERP-система, консультанты, месяцы настройки, абонентская плата. Для фирмы, где работают несколько или пара десятков человек, это обычно избыточно. Хорошая новость: основная экономия в малом бизнесе, как правило, кроется в нескольких повторяющихся действиях, а не в перестройке всей организации.

Шаг 1. Найдите работу, которую вы раз за разом делаете одинаково

В течение недели записывайте действия, при которых вы переписываете данные или повторяете одни и те же шаги. В малых фирмах чаще всего это:

• подготовка документов для нового сотрудника (договор, заявления, направление на медосмотр, документы по BHP — охране труда),
• контроль сроков: медосмотров (badania medycyny pracy), инструктажей BHP, действия документов,
• сбор и упорядочивание расходных фактур для бухгалтера,
• ответы на одни и те же вопросы бухгалтера каждый месяц.

Шаг 2. Выберите один процесс — не пять

Лучший первый процесс отвечает трём условиям: он регулярно повторяется, у него понятные правила, и ошибка в нём стоит дорого (времени, нервов или денег). Если вы регулярно нанимаете новых людей — начните с кадровых документов. Если каждый месяц возвращаются вопросы от бухгалтерского бюро — с фактур.

Шаг 3. Посчитайте, окупится ли это

Простой расчёт: сколько раз в месяц вы выполняете действие × сколько минут оно занимает × сколько стоит ваше время. Пример (условные цифры): 4 новых сотрудника в месяц × 60 минут на документы = 4 часа в месяц, то есть около 48 часов в год. К этому добавляется цена ошибок — например, опечатка в данных, которая переходит во все документы.

Сравните это с ценой инструмента. При разовой лицензии расчёт проще, чем при подписке, потому что сумма не растёт с каждым месяцем.

Шаг 4. Решите, что остаётся за человеком

Автоматизация не должна принимать решения, за которые отвечаете вы или ваш бухгалтер. Хорошее правило: система готовит и проверяет, человек утверждает. Это касается как кадровых документов, так и фактур.

Что не стоит автоматизировать на старте

• процессы, которые меняются каждую неделю и не имеют постоянных правил,
• то, что вы делаете раз в год,
• решения, требующие толкования законодательства.

Пример: строительная фирма, 12 сотрудников

Владелец сам готовит документы для новых сотрудников и каждый месяц отправляет бухгалтерскому бюро фото фактур с телефона. Две повторяющиеся проблемы: при каждом найме одни и те же данные он вписывает в несколько документов, а бюро регулярно переспрашивает о фактурах от оптовиков (к чему они относятся, не дубликат ли это). Вместо поиска «системы на все случаи» лучше начать с одного из этих двух процессов, оценить результат через месяц и только тогда решать, что автоматизировать дальше.

Вопросы, которые стоит задать поставщику

1. Я плачу один раз или каждый месяц? Что будет, если я перестану платить?
2. Где хранятся мои данные и данные сотрудников?
3. Входит ли внедрение в цену? Кто настроит систему под мои документы?
4. Можно ли до покупки посмотреть, как система работает, на примере данных?
5. Что система делает — и чего она не делает?

С чего начать с RAS

RAS — это набор готовых решений для малого бизнеса, каждое из которых работает отдельно, так что можно начать с одного. RAS Kadry помогает готовить документы сотрудника и следить за сроками: данные вводятся один раз, в том числе с фото документов. RAS — Wstępna Analiza Faktur проверяет расходные фактуры до того, как они попадут к бухгалтеру. Лицензия разовая, без абонентской платы, внедрение входит в цену.