Автоматизація малої фірми без дорогої ERP — з чого почати?

Слово «автоматизація» часто асоціюється з великим впровадженням: ERP-система, консультанти, місяці налаштувань, абонентська плата. Для фірми з кількома чи кільканадцятьма працівниками це зазвичай перебір. Добра новина: найбільша економія в малій фірмі зазвичай криється в кількох повторюваних діях, а не в перебудові всієї організації.

Крок 1. Знайдіть роботу, яку ви багато разів виконуєте однаково

Упродовж тижня записуйте дії, під час яких ви переписуєте дані або повторюєте ті самі кроки. У малих фірмах найчастіше це:

• підготовка документів нового працівника (договір, заяви, направлення на медогляд, документи з BHP — охорони праці),
• контроль строків: медоглядів (badania medycyny pracy), навчань з BHP, чинності документів,
• збирання та впорядкування фактур на витрати для бухгалтера,
• відповіді на ті самі запитання бухгалтера щомісяця.

Крок 2. Оберіть один процес — не п'ять

Найкращий перший процес відповідає трьом умовам: регулярно повторюється, має чіткі правила, і помилка в ньому дорого коштує (часу, нервів або грошей). Якщо ви регулярно наймаєте нових людей — почніть із кадрових документів. Якщо щомісяця повертаються запитання від бухгалтерського бюро — з фактур.

Крок 3. Порахуйте, чи це окупиться

Простий розрахунок: скільки разів на місяць ви виконуєте дію × скільки хвилин вона триває × скільки коштує ваш час. Приклад (умовні цифри): 4 нових працівники на місяць × 60 хвилин на документи = 4 години на місяць, тобто близько 48 годин на рік. До цього додається вартість помилок — наприклад, описка в даних, яка потрапляє в усі документи.

Порівняйте це з ціною інструмента. З одноразовою ліцензією рахувати простіше, ніж з абонементом, бо сума не зростає з кожним місяцем.

Крок 4. Вирішіть, що залишається за людиною

Автоматизація не повинна ухвалювати рішень, за які відповідаєте ви або ваш бухгалтер. Добре правило: система готує й перевіряє, людина затверджує. Це стосується і документів працівників, і фактур.

Що не варто автоматизувати на початку

• процеси, які змінюються щотижня і не мають сталих правил,
• те, що ви робите раз на рік,
• рішення, які потребують тлумачення законодавства.

Приклад: будівельна фірма, 12 працівників

Власник сам готує документи для нових людей і щомісяця надсилає бухгалтерському бюро фото фактур із телефона. Дві повторювані проблеми: під час кожного прийому на роботу ті самі дані доводиться вписувати в кілька документів, а бюро регулярно перепитує про фактури з гуртівні (чого вони стосуються, чи це не дублікат). Замість шукати «систему для всього», краще почати з одного з цих двох процесів, через місяць оцінити результат і лише тоді вирішувати щодо наступного.

Що варто запитати в постачальника

1. Я плачу один раз чи щомісяця? Що буде, якщо я перестану платити?
2. Де зберігаються мої дані та дані працівників?
3. Чи входить впровадження у вартість? Хто налаштує систему під мої документи?
4. Чи можу я побачити, як працює система, на прикладових даних, перш ніж купити?
5. Що система робить, а чого не робить?

З чого почати з RAS

RAS — це набір готових рішень для малих фірм; кожне працює окремо, тож можна почати з одного. RAS Kadry допомагає готувати документи працівника й стежити за строками: дані вводите один раз, зокрема з фото документів. RAS — Wstępna Analiza Faktur перевіряє фактури на витрати, перш ніж вони потраплять до бухгалтера. Ліцензія одноразова, без абонементу, а впровадження входить у вартість.