Automatyzacja małej firmy bez drogiego ERP — od czego zacząć?

Słowo „automatyzacja” często kojarzy się z dużym wdrożeniem: system ERP, konsultanci, miesiące konfiguracji, abonament. Dla firmy zatrudniającej kilka lub kilkanaście osób to zwykle przesada. Dobra wiadomość: największe oszczędności w małej firmie leżą zwykle w kilku powtarzalnych czynnościach, a nie w przebudowie całej organizacji.

Krok 1. Znajdź pracę, którą wykonujesz wielokrotnie tak samo

Przez tydzień zapisuj czynności, przy których przepisujesz dane albo wykonujesz te same kroki. W małych firmach najczęściej są to:

• przygotowanie dokumentów nowego pracownika (umowa, oświadczenia, skierowanie na badania, dokumenty BHP),
• pilnowanie terminów: badań lekarskich, szkoleń BHP, ważności dokumentów,
• zbieranie i porządkowanie faktur kosztowych dla księgowej,
• odpowiadanie na te same pytania księgowej co miesiąc.

Krok 2. Wybierz jeden proces — nie pięć

Najlepszy pierwszy proces spełnia trzy warunki: powtarza się regularnie, ma jasne reguły i jego błąd kosztuje (czas, nerwy albo pieniądze). Jeśli zatrudniasz regularnie nowych ludzi — zacznij od dokumentów kadrowych. Jeśli co miesiąc wracają pytania z biura rachunkowego — od faktur.

Krok 3. Policz, czy to się opłaca

Prosty rachunek: ile razy w miesiącu wykonujesz czynność × ile minut trwa × ile wart jest Twój czas. Przykład (liczby umowne): 4 nowych pracowników miesięcznie × 60 minut dokumentów = 4 godziny miesięcznie, czyli około 48 godzin rocznie. Do tego dochodzi koszt pomyłek — np. literówka w danych, która przechodzi do wszystkich dokumentów.

Porównaj to z ceną narzędzia. Przy licencji jednorazowej rachunek jest prostszy niż przy abonamencie, bo nie rośnie z każdym miesiącem.

Krok 4. Zdecyduj, co zostaje po stronie człowieka

Automatyzacja nie powinna podejmować decyzji, za które odpowiadasz Ty albo Twoja księgowa. Dobrą zasadą jest: system przygotowuje i sprawdza, człowiek zatwierdza. Dotyczy to zarówno dokumentów pracowniczych, jak i faktur.

Czego nie automatyzować na początku

• procesów, które zmieniają się co tydzień i nie mają stałych reguł,
• rzeczy, które robisz raz w roku,
• decyzji wymagających interpretacji przepisów.

Przykład: firma budowlana, 12 pracowników

Właściciel sam przygotowuje dokumenty nowych osób i co miesiąc wysyła biuru rachunkowemu zdjęcia faktur z telefonu. Dwa powtarzalne problemy: przy każdym zatrudnieniu te same dane wpisuje do kilku dokumentów, a biuro regularnie dopytuje o faktury z hurtowni (czego dotyczą, czy nie są duplikatem). Zamiast szukać „systemu do wszystkiego”, lepiej zacząć od jednego z tych dwóch procesów, zmierzyć efekt po miesiącu i dopiero wtedy zdecydować o kolejnym.

Pytania, które warto zadać dostawcy

1. Czy płacę raz, czy co miesiąc? Co się stanie, gdy przestanę płacić?
2. Gdzie są przechowywane moje dane i dane pracowników?
3. Czy wdrożenie jest w cenie? Kto skonfiguruje system pod moje dokumenty?
4. Czy mogę zobaczyć, jak system działa, na przykładowych danych, zanim kupię?
5. Co system robi, a czego nie robi?

Od czego zacząć z RAS

RAS to zestaw gotowych rozwiązań dla małych firm — każde działa osobno, więc możesz zacząć od jednego. RAS Kadry pomaga przygotować dokumenty pracownika i pilnować terminów: dane wprowadzasz raz, także ze zdjęć dokumentów. RAS — Wstępna Analiza Faktur sprawdza faktury kosztowe, zanim trafią do księgowej. Licencja jest jednorazowa, bez abonamentu, a wdrożenie jest w cenie.