Сколько времени бухгалтерское бюро тратит на документы, требующие дополнительной проверки?
Единой цифры для всех бюро не существует — но для своего бюро её можно посчитать за неделю. Показываем, как это сделать.
В каждом бухгалтерском бюро есть группа документов, которые «не проходят с первого раза»: нечитаемый скан, неясное описание услуги, фактура за другой месяц, документ, который уже был. По отдельности — несколько минут. В масштабе месяца и нескольких десятков клиентов — нередко несколько дней работы, которая не является ни бухгалтерским учётом, ни консультированием.
Мы не будем называть одну цифру «для всех бюро», потому что достоверной такой цифры нет — всё зависит от клиентов, отраслей и того, как передаются документы. Зато покажем, как посчитать её у себя.
Откуда берётся время на дополнительную проверку
Документ есть, но неполный или непонятный
Описание «разные услуги», нет номера заказа, фото с обрезанным краем. Бухгалтеру приходится остановиться, записать вопрос и вернуться к документу после ответа.
Вопрос клиенту и ожидание ответа
Сам вопрос занимает минуту. Затраты — в другом: в переключении между задачами, в отслеживании, на что ещё нет ответа, и в повторном открытии того же документа.
Дубликаты и документы из разных каналов
Одна и та же фактура приходит из KSeF, по электронной почте и в виде фото от сотрудника клиента. Чтобы заметить это вручную, нужно сравнивать номера и суммы.
Повторяющиеся решения
Тот же поставщик, та же категория расходов, каждый месяц тот же вопрос о KUP/NKUP (учитывается расход для налога или нет). Решение когда-то уже было принято, но его приходится восстанавливать.
Как посчитать это за неделю
Самый простой способ: в течение одной обычной недели каждый сотрудник бюро записывает документы, на которых ему пришлось остановиться. Достаточно таблицы из четырёх столбцов:
| Клиент | Причина | Время (мин) | Понадобился ли контакт с клиентом? |
|---|---|---|---|
| Фирма A | неясное описание услуги | 6 | да |
| Фирма B | дубликат из e-mail | 3 | нет |
| Фирма C | дата продажи из прошлого месяца | 4 | да |
Через неделю сложите минуты и умножьте на количество рабочих недель в месяце. Это ваша собственная, реальная цифра — она гораздо ценнее общей статистики.
Пример расчёта (условные цифры)
Допустим, бюро обслуживает 40 клиентов, и за неделю записано 120 «остановленных» документов в среднем по 5 минут. Это 600 минут, то есть 10 часов в неделю и около 40 часов в месяц — полная рабочая неделя одного сотрудника. Подчеркнём: это пример, а не средний показатель по рынку. Ваши цифры могут оказаться выше или ниже.
Что можно сократить, а что нет
Можно сократить этап поиска: найти позицию с вопросом, сравнить даты и суммы, выявить дубликат, подсказать категорию на основе прежних решений бюро. Это механическая работа.
Нельзя (и не нужно) автоматизировать решения: как отразить расход, принять ли объяснение клиента, как истолковать норму закона. В этом и состоит ценность работы бухгалтера — и за это клиент платит бюро.
Что делать с результатом
- Сгруппируйте причины. Обычно 3–4 причины отвечают за большую часть времени.
- Поговорите с клиентами, от которых больше всего вопросов. Иногда достаточно простой инструкции, как описывать покупки.
- Автоматизируйте механические проверки. Там, где правило повторяется, система справится быстрее и без усталости.
Где здесь RAS
RAS — Wstępna Analiza Faktur работает как этап до проводки: принимает KSeF XML/ZIP, PDF, JPEG и PNG, а затем выделяет позиции, требующие внимания, — даты, ставки VAT, KUP/NKUP, нетипичные позиции, дубликаты. Бухгалтер не пересматривает всё заново, а занимается только тем, что требует решения. Подробнее о решениях для бюро: RAS для бухгалтерских бюро.