Ile czasu biuro rachunkowe traci na dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji?
Nie da się podać jednej liczby dla wszystkich biur — ale da się ją policzyć dla własnego biura w tydzień. Pokazujemy, jak.
W każdym biurze rachunkowym jest grupa dokumentów, które „nie przechodzą za pierwszym razem”: nieczytelny skan, niejasny opis usługi, faktura z innego miesiąca, dokument, który już był. Pojedynczo to kilka minut. W skali miesiąca i kilkudziesięciu klientów — często kilka dni pracy, która nie jest ani księgowaniem, ani doradztwem.
Nie podamy jednej liczby „dla wszystkich biur”, bo takiej rzetelnej liczby nie ma — wszystko zależy od klientów, branż i sposobu przekazywania dokumentów. Pokażemy natomiast, jak policzyć ją u siebie.
Gdzie powstaje czas dodatkowej weryfikacji
Dokument jest, ale niepełny lub niejasny
Opis „usługi różne”, brak numeru zamówienia, zdjęcie z uciętym fragmentem. Księgowa musi się zatrzymać, zapisać pytanie i wrócić do dokumentu po odpowiedzi.
Pytanie do klienta i oczekiwanie na odpowiedź
Samo pytanie zajmuje minutę. Koszt tkwi gdzie indziej: w przełączaniu się między sprawami, pilnowaniu, na co jeszcze nie ma odpowiedzi, i ponownym otwieraniu tego samego dokumentu.
Duplikaty i dokumenty z różnych kanałów
Ta sama faktura przychodzi z KSeF, w e-mailu i jako zdjęcie od pracownika klienta. Wyłapanie tego ręcznie wymaga porównywania numerów i kwot.
Decyzje powtarzalne
Ten sam dostawca, ta sama kategoria kosztu, co miesiąc to samo pytanie o KUP/NKUP. Decyzja została już kiedyś podjęta, ale trzeba ją odtworzyć.
Jak to policzyć w tydzień
Najprostsza metoda: przez jeden normalny tydzień każda osoba w biurze zapisuje dokumenty, przy których musiała się zatrzymać. Wystarczy arkusz z czterema kolumnami:
| Klient | Powód | Czas (min) | Czy wymagało kontaktu z klientem? |
|---|---|---|---|
| Firma A | niejasny opis usługi | 6 | tak |
| Firma B | duplikat z e-maila | 3 | nie |
| Firma C | data sprzedaży z poprzedniego miesiąca | 4 | tak |
Po tygodniu zsumuj minuty i pomnóż przez liczbę tygodni pracy w miesiącu. To Twoja własna, realna liczba — dużo cenniejsza niż ogólne statystyki.
Przykład obliczenia (liczby umowne)
Załóżmy, że biuro obsługuje 40 klientów, a w tygodniu zapisano 120 „zatrzymanych” dokumentów po średnio 5 minut. To 600 minut, czyli 10 godzin tygodniowo i około 40 godzin miesięcznie — pełny tydzień pracy jednej osoby. Podkreślamy: to przykład, a nie średnia rynkowa. Twoje liczby mogą być wyższe albo niższe.
Co da się skrócić, a czego nie
Da się skrócić etap wyszukiwania: znalezienie pozycji z pytaniem, porównanie dat i sum, wyłapanie duplikatu, podpowiedź kategorii na podstawie wcześniejszych decyzji biura. To praca mechaniczna.
Nie da się (i nie należy) automatyzować decyzji: jak ująć wydatek, czy przyjąć wyjaśnienie klienta, jak zinterpretować przepis. To jest wartość pracy księgowej i powód, dla którego klient płaci biuru.
Co zrobić z wynikiem
- Pogrupuj powody. Zwykle 3–4 przyczyny odpowiadają za większość czasu.
- Porozmawiaj z klientami, którzy generują najwięcej pytań. Czasem wystarczy prosta instrukcja, jak opisywać zakupy.
- Zautomatyzuj sprawdzenia mechaniczne. Tam, gdzie reguła jest powtarzalna, system zrobi to szybciej i bez zmęczenia.
Gdzie pasuje RAS
RAS — Wstępna Analiza Faktur działa jako etap przed księgowaniem: przyjmuje KSeF XML/ZIP, PDF, JPEG i PNG, a potem wyróżnia pozycje wymagające uwagi — daty, stawki VAT, KUP/NKUP, nietypowe pozycje, duplikaty. Księgowa nie przegląda wszystkiego od nowa, tylko zajmuje się tym, co wymaga decyzji. Więcej o rozwiązaniach dla biur: RAS dla biur rachunkowych.