Скільки часу бухгалтерське бюро витрачає на документи, що потребують додаткової перевірки?
Однієї цифри для всіх бюро не існує — але для власного бюро її можна порахувати за тиждень. Показуємо, як це зробити.
У кожному бухгалтерському бюро є група документів, які «не проходять з першого разу»: нечитабельний скан, незрозумілий опис послуги, фактура з іншого місяця, документ, який уже був. Окремо це кілька хвилин. У масштабі місяця і кількох десятків клієнтів — часто кілька днів роботи, яка не є ні проведенням, ні консультуванням.
Ми не наводитимемо однієї цифри «для всіх бюро», бо достовірної такої цифри немає — усе залежить від клієнтів, галузей і способу передавання документів. Натомість покажемо, як порахувати її у себе.
Звідки береться час на додаткову перевірку
Документ є, але неповний або незрозумілий
Опис «різні послуги», немає номера замовлення, фото з обрізаним фрагментом. Бухгалтер мусить зупинитися, записати запитання й повернутися до документа після відповіді.
Запитання клієнтові й очікування відповіді
Саме запитання займає хвилину. Справжні витрати — деінде: у перемиканні між справами, відстеженні, на що ще немає відповіді, і повторному відкриванні того самого документа.
Дублікати та документи з різних каналів
Та сама фактура надходить із KSeF, електронною поштою і як фото від працівника клієнта. Щоб виявити це вручну, доводиться порівнювати номери та суми.
Повторювані рішення
Той самий постачальник, та сама категорія витрат, щомісяця те саме запитання про KUP/NKUP (витрати, що враховуються / не враховуються для податку). Рішення колись уже ухвалили, але його треба відтворити.
Як порахувати це за тиждень
Найпростіший метод: упродовж одного звичайного тижня кожен працівник бюро записує документи, на яких довелося зупинитися. Достатньо таблиці з чотирма стовпцями:
| Клієнт | Причина | Час (хв) | Чи потрібен був контакт із клієнтом? |
|---|---|---|---|
| Фірма A | незрозумілий опис послуги | 6 | так |
| Фірма B | дублікат з e-mail | 3 | ні |
| Фірма C | дата продажу з попереднього місяця | 4 | так |
Через тиждень підсумуйте хвилини й помножте на кількість робочих тижнів у місяці. Це ваша власна, реальна цифра — набагато цінніша за загальну статистику.
Приклад розрахунку (умовні цифри)
Припустімо, бюро обслуговує 40 клієнтів, а за тиждень записано 120 «зупинених» документів, у середньому по 5 хвилин. Це 600 хвилин, тобто 10 годин на тиждень і приблизно 40 годин на місяць — повний робочий тиждень однієї людини. Наголошуємо: це приклад, а не середній показник по ринку. Ваші цифри можуть бути вищими або нижчими.
Що можна скоротити, а що ні
Можна скоротити етап пошуку: знайти позицію із запитанням, порівняти дати й суми, виявити дублікат, підказати категорію на основі попередніх рішень бюро. Це механічна робота.
Не можна (і не варто) автоматизувати рішення: як врахувати витрату, чи прийняти пояснення клієнта, як тлумачити норму закону. Саме в цьому цінність роботи бухгалтера і причина, чому клієнт платить бюро.
Що робити з результатом
- Згрупуйте причини. Зазвичай 3–4 причини забирають більшу частину часу.
- Поговоріть із клієнтами, які породжують найбільше запитань. Іноді достатньо простої інструкції, як описувати покупки.
- Автоматизуйте механічні перевірки. Там, де правило повторюване, система впорається швидше і без втоми.
Де тут RAS
RAS — Wstępna Analiza Faktur працює як етап до проведення: приймає KSeF XML/ZIP, PDF, JPEG і PNG, а потім виділяє позиції, що потребують уваги, — дати, ставки VAT, KUP/NKUP, нетипові позиції, дублікати. Бухгалтер не переглядає все заново, а займається лише тим, що потребує рішення. Більше про рішення для бюро: RAS для бухгалтерських бюро.